Pokladní systém v maloobchodním provozu

Práce s pokladním systémem je standardní součástí komplexního informačního systému Maxim. Pro běžný provoz maloobchodní prodejny je kromě základního skladového modulu klíčový modul "Maloobchodní prodej". Kromě těchto modulů je možné využít také další části systému, jako automatizované návrhy objednávek, podporu "malé" výroby, výkup obalů atd.

V oblasti maloobchodního provozu jsou zajímavé následující součásti informačního systému:

Evidence skladových karet

• Správa skladových karet a souvisejících číselníků, definice cenových pásem, informací o jednotkách včetně definice přepočítávací jednotky pro jednotkové ceny, správa čárových kódů, definice slev souvisejících s kartami (množstevní slevy či přirážky, výprodejové ceny apod.), definice vázaných obalů, záruky, evidence spotřebních daní a koncesovaného zboží, informace pro logistiku a objednávání zboží, obrázky zboží, specifikace dalších vlastností zboží (šarže, původ zboží, podrobné informace o zboží, technické specifikace) …
• Letákové akce a individuální ceny
  Definice akcí je možné provádět s předstihem včetně možnosti tisku cenovek platných až v následujícím období
• Definice cenových kalkulací
  Program umožňuje snadnou definici cenových kalkulací (typicky přirážkou k některé z nákupních cen). Definice mohou být prováděny například na základě skupiny zboží či dodavatele, nebo je lze definovat pro konkrétní zboží. Kalkulace prodejních cen mohou být prováděny automaticky nebo třeba při příjmu zboží
• Definice výrobních kalkulací
  V rámci programu je možné sledovat a prodávat vlastní výrobky (typicky například lahůdky, cukrárenské výrobky či kalkulace pro restaurační provoz). Program je vhodný i pro restaurační provozy (i když ty netvoří hlavní část našich zákazníků).
• Tiskové výstupy z karet
  Tisk cenovek - cenovky jsou volně definovatelné, lze definovat více druhů od klasických cenovek do regálů až po velké cenovky pro akce. Cenovky mohou obsahovat libovolné informace o zboží - např. základní cena s DPH či bez DPH, jednotková cena, cena pro VIP zákazníky, popis množstevní slevy, vázané obaly, obrázek zboží či logo firmy, EAN kódy, sazba DPH apod. Tisk cenovek je podporován jak na klasických tiskárnách (buď na běžný papír nebo na samolepící štítky) nebo na specializovaných tiskárnách pro tisk štítků (např. Zebra).
  Cenovky pro slevy - snadná definice zboží, které má na omezený počet kusů definovanou slevu (např. zboží s docházející zárukou) s možností výběru vhodného tiskového formátu. Cenovka obvykle obsahuje čárový kód.
  Cenovky pro vážené zboží - program umožňuje snadno připravit cenovky (typicky s čárovým kódem) pro vážené zboží (včetně možnosti propojení na váhu)
  Ceníky - pro vybraný sortiment lze připravit ceník v libovolném designu obsahující jakékoli informace z karet, vč. obrázků apod. Možnost odeslání ceníků ve formátu PDF.
  Pro všechny výše uvedené tiskové výstupy máme připravené vzorové formuláře, které lze přímo použít anebo lze připravit vlastní varianty formulářů.
• Pro firmy s centrálou je k dispozici synchronizace karet a číselníků podle centrály. Uživatelé mají snadnou možnost zobrazit změny, které byly na dané provozovně provedeny na základě změn v centrální databázi. Lze také snadno připravit cenovky pro všechno aktualizované zboží.
• Kontrolní činnosti s kartami
  Možnost sledování data spotřeby, kontroly cen a marží, rezervace zboží, práce s pohyby na skladové kartě
• Analýzy a výpočty
  Program má množství předdefinovaných tiskových výstupů pro analýzu nákupů či prodejů v grafické či tabulkové podobě a je také možnost definovat vlastní analýzy s výstupem do grafu, databázové tabulky, kontingenční tabulky či běžné sestavy

Evidence příjmu zboží

• V rámci běžného příjmu zboží je možné provést veškeré činnosti, které jsou obvyklé na MO prodejně, např. kontrolu správnosti dohodnuté nákupní ceny, založení nových karet, kalkulace a kontrola cen, definice cen do letáku, tisk cenovek, práce s vratnými obaly, evidence souvisejících nákladů, propojení na evidenci reklamací, možnost připojit oskenované doklady, kontrola čárových kódů, zadání data spotřeby, práce s lokacemi a šaržemi, kontrola kompletnosti dodávky apod.
• Příjem lze provádět na základě předem připravené objednávky na dodavatele
• Příjem lze provádět za pomocí offline nebo online terminálů
• Příjem lze provádět na základě elektronických dokladů dodavatelů
• Při příjmu lze využít evidenci dodacích listů a jejich spojování do příjmových faktur
• Pro provozovny s oddělenou evidencí účetnictví lze v programu sledovat stav zaplacení dokladů a případně pro doklady připravit elektronické příkazy k úhradě
• V rámci příjmů se sledují také některé druhy jednodušší výroby (lahůdky apod.)
• Rozsáhlé možnosti práce s číselníky dodavatelů
• Možnost zpracování zboží v komisním prodeji
• Výstupy pro účetnictví v elektronické nebo papírové podobě
• Komplexní evidence dodavatelů (propojení na ARES, evidenci nespolehlivých plátců, insolvenční rejstřík, sledování smluv, kontakty, elektronická komunikace, analýzy, ..)

Prodej zboží

• Maloobchodní prodej umožňuje různé varianty obsluhy.
  Pokud je k dispozici dotykový displej, tak preferujeme (kromě klasického čtení čárových kódů) definici tlačítek na obrazovce, které usnadňují pokladní obsluhu systému. Někteří zákazníci preferují raději programovatelnou klávesnici, která umožňuje rychlejší obsluhu, obzvláště pokud se pro vybrané položky zboží používají rychlokódy pro zadávání prodávaného zboží.
  
  Program podporuje všechny běžně používané periférie (pultový skener čárových kódů, příruční skener čárových kódů, programovatelné klávesnice, zákaznické displeje, pokladní zásuvky, váhy a váhoskenery, online nebo offline terminály, platební terminály, pokladní tiskárny, …). Podporujeme celou řadu těchto periferních zařízení od různých výrobců od těch nejlevnějších až po ty dražší "značkové". Nebráníme se ani podpoře nových zařízení, které dosud neumíme obsloužit. Výhodou je, že jsme schopni využít většinu zařízení, které již třeba na prodejnách mají.
  Kromě rychlého a jednoduchého prodeje lze pomocí nastavení programu ovlivnit další chování programu v rámci maloobchodního prodeje (zákaznické karty, slevové akce, ručně vyvolané slevy, práce s více měnami…). Program podporuje platby v hotovosti, stravenkách, cizích měnách, platebních kartách v tuzemské či cizí měně. Lze také nakonfigurovat výdej na dodací listy či různé druhy faktur.
• Bezproblémový je také provoz v různě kombinovaných provozech či víceskladových systémech (např. prodejny kombinované s C&C nebo s restauračním provozem).
  Systém obsahuje plnohodnotný fakturační systém, který je využíván také v mnoha velkoobchodních firmách.
• Pro slovenské zákazníky existuje varianta s napojením na registrační pokladny.
• Výkup obalů - aplikace podporuje vlastní podporu pro výkup obalů nebo spolupracuje s automaty na výkup obalů
• Sledování pokladní knihy - aplikace umožňuje sledování hotovosti v tuzemské či cizí měně nebo stravenek. Kromě hotovosti přijaté na základě tržeb je možné sledovat i platby dodavatelům, odvody tržeb apod.
• Automatizovaný systém pro denní uzávěrky s možností propojení na pokladní knihu

Další součásti systému

• Evidence objednávek na dodavatele s podporou elektronické komunikace
• Automatizované návrhy objednávek - program obsahuje několik systémů pro návrh objednávky na dodavatele na základě informací o realizovaných prodejích, které při správném nastavení produkují inteligentní návrhy objednávek, které zajistí, aby na prodejně byla optimální zásoba zboží a na žádné zboží se nezapomnělo.
• Integrované sestavy, analýzy a grafy - kromě klasických reportů lze generovat datové výstupy v nejrůznějších formátech usnadňujících další zpracování (excelovské tabulky, kontingenční tabulky, grafy, PDF, ..)
• Interní obecný reportovací systém (generátor sestav a datových výstupů) - tato funkce umožňuje opakované vygenerování libovolně kombinovaných dat na základě definice reportu s možností parametrizace
• Výstupy pro potřeby účetnictví - program umožňuje export údajů z evidence dokladů či pokladní knihy do účetnictví, které je jednou z dalších volitelných součástí informačního systému Maxim nebo do vybraných externích účetních programů. Systém je připraven na možnost vlastní definice datového výstupu do externího účetnictví.
• Inventury - program podporuje rozsáhlý systém pro sledování inventur s mnoha režimy zpracování (např. klasické papírové zpracování, inventura za pomocí online či offline terminálů, inventura za pomocí maloobchodního prodeje, inventura za pomocí notebooků či jiných přenosných zařízení, částečné inventury, …)
• Evidence reklamací - aktivní i pasivní reklamace pro evidenci "neshod" v oblasti dodávek zboží s dodavateli či odběrateli
• Práce s terminály - rozsáhlý systém podporující online či offline terminály (příjmy, výdeje, kontrola výdejů, kontrola objednávek, informace o zboží, automatické doplňování zboží ze skladu, práce s pozicemi, inventury, …)
• Exporty a importy dat - kromě přenosů do účetnictví je podporována také EDI komunikace, přenosy ISDOC dokladů, přenosy příjemek či dodacích dokladů formou datových souborů, přenosy objednávek. Výstupy mohou být exportovány do PDF, XLS a několika dalších běžných formátů. Data lze hromadně odesílat za pomocí e-mailů.
• Volitelně nabízíme také moduly pro přenosy dat mezi pobočkami (typicky mezi centrálou a pobočkami). Přenášet lze jakákoli data (např. denní uzávěrky, zásoby, ceníky, změnové protokoly,…) včetně možnosti přenosu kompletních dat provozovny na centrálu.
• Správa přístupových práv - program umožňuje nastavit každý detail, tak aby uživatelé měli k dispozici přesně ty funkce, které pro svoji práci potřebují a přitom nemohli zneužít příliš volně nastavený systém
• Záznamy změn - všechny klíčové činnosti, které provádí uživatel se systémem, jsou zaznamenávány, tak aby bylo zpětně dohledatelné, kdy a za jakých okolností byla provedena určitá změna v systému
• Nástroje pro správu - kromě běžných funkcí pro nastavení systému obsahuje program rozsáhlý skriptovací systém umožňující automatizaci složitějších činností a programové ovládání aplikací